Une journée ne compte que 24 heures. Pour être productif dans ses activités, il est alors capital de s’organiser et de planifier chaque journée. Priorité doit être donnée aux tâches les plus importantes. De plus, il faudra faire le tri entre les tâches qui peuvent être éliminées. Cela n’est pas facile, mais vous pouvez vous servir d’un calendrier pour éviter de perdre du temps pendant vos journées de travail.
Lister les tâches du jour
Pour vous servir d’un calendrier 2021 au format Excel pour planifier vos journées ou vos semaines, vous devez être en mesure de faire le point sur les tâches à accomplir. Il faudra avoir une idée précise sur les différentes activités à réaliser par jour. Vous pouvez les lister pour être certain que le point y est et que vous n’avez rien oublié.
Faire le tri
Il vous faut désormais trier les activités en faisant ressortir celles qui sont prioritaires. Vous devez les mentionner avec une couleur attrayante pour les remarquer dans le lot des tâches à faire par jour. Quant aux tâches moins prioritaires, elles peuvent passer en second plan. Faites également attention au temps que vous accordez à la réalisation des tâches. Si vous travaillez en équipe, répartissez les tâches en fonction des compétences de chaque membre.
N’oubliez pas de laisser un peu de marge sur le temps de travail suivant les tâches. Cela vous évitera d’être sous pression à longueur de journée. Regroupez ensuite les petites tâches, celles qui ne demandent qu’un temps réduit pour être exécuté.
Mieux planifier les rendez-vous
Vous devez également faire le point sur les rendez-vous quotidiens. Evitez d’enchainer plusieurs rencontres, cela vous épuisera et vous rendra moins productif les jours suivants. De plus, pour réduire les déplacements d’un lieu de rendez-vous à un autre, vous pouvez les organiser en un lieu spécifique. Il y a par exemple les espaces de coworking disponibles dans la majorité des villes. Cela vous permet également de faire des économies sur le déplacement, de réduire la fatigue que cela peut entrainer et de recevoir vos contacts dans un cadre accueillant et confortable.
Éliminer les distractions
Les sources de distraction ou de déconcentration doivent être réduites ou éliminées pour être beaucoup plus efficaces lorsque l’on veut suivre le planning de son calendrier. Il vous faudra bien évidemment prendre en compte les heures de pause déjeunée, de repos. Vous devez cependant vous débarrasser des objets perturbants comme les téléphones, les tablettes ou encore la télévision. Lorsque ces éléments ne vous servent pas à être productif, il est serein de les éteindre ou de les déplacer.
Prendre des pauses
Pour être productif par jour, il faut savoir se reposer quand il le faut. Pour cela, vous devez d’abord définir des heures de travail objectives. L’esprit reste concentré sur une tâche pendant 1h30 ou 2h. Au-delà, la fatigue commence à se faire ressentir. Vous devez ainsi apprendre à prendre pauses entre les tâches afin de reprendre des forces pour les tâches restantes. Cela vous rendra beaucoup plus productif et mieux organisé.