Una giornata conta solo 24 ore. Per essere produttivi nelle proprie attività, è quindi fondamentale organizzarsi e pianificare ogni giorno. Dovrebbero essere date priorità ai compiti più importanti. Inoltre, sarà necessario fare una selezione tra le attività che possono essere eliminate. Non è facile, ma puoi utilizzare un calendario per evitare di perdere tempo durante le tue giornate lavorative.
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Elencare i compiti del giorno
Per utilizzare un calendario 2021 in formato Excel per pianificare le tue giornate o le tue settimane, devi essere in grado di fare il punto sui compiti da svolgere. È necessario avere un’idea precisa delle diverse attività da realizzare ogni giorno. Puoi elencarle per essere certo che siano tutte presenti e che non hai dimenticato nulla.
Fare selezione
Ora devi ordinare le attività evidenziando quelle che sono prioritarie. Devi menzionarle con un colore accattivante per farle notare tra le attività da fare ogni giorno. Per quanto riguarda i compiti meno prioritari, possono passare in secondo piano. Fai anche attenzione al tempo che dedichi all’esecuzione dei compiti. Se lavori in team, distribuisci i compiti in base alle competenze di ciascun membro.
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Non dimenticare di lasciare un po’ di margine sul tempo di lavoro in base ai compiti. Questo ti eviterà di essere sotto pressione per tutta la giornata. Raggruppa poi i piccoli compiti, quelli che richiedono solo poco tempo per essere eseguiti.
Pianificare meglio gli appuntamenti
Devi anche fare il punto sugli appuntamenti quotidiani. Evita di accavallare più incontri, questo ti stancherà e ti renderà meno produttivo nei giorni successivi. Inoltre, per ridurre gli spostamenti da un luogo di incontro all’altro, puoi organizzarli in un luogo specifico. Ci sono, ad esempio, spazi di coworking disponibili nella maggior parte delle città. Questo ti permette anche di risparmiare sui trasporti, ridurre la fatica che possono comportare e ricevere i tuoi contatti in un ambiente accogliente e confortevole.
Eliminare le distrazioni
Le fonti di distrazione o di disattenzione devono essere ridotte o eliminate per essere molto più efficaci quando si vuole seguire il piano del proprio calendario. Dovrai ovviamente tenere conto delle ore di pausa pranzo e di riposo. Devi però liberarti di oggetti disturbanti come telefoni, tablet o televisione. Quando questi elementi non ti aiutano a essere produttivo, è opportuno spegnerli o spostarli.
Prendere pause
Per essere produttivi ogni giorno, è necessario saper riposare quando è necessario. Per questo, devi prima definire orari di lavoro obiettivi. La mente rimane concentrata su un compito per 1 ora e mezza o 2 ore. Oltre, la fatica inizia a farsi sentire. Devi quindi imparare a prendere pause tra i compiti per riprendere energie per le attività rimanenti. Questo ti renderà molto più produttivo e meglio organizzato.