Um dia tem apenas 24 horas. Para ser produtivo em suas atividades, é fundamental se organizar e planejar cada dia. As tarefas mais importantes devem ter prioridade. Além disso, será necessário fazer uma triagem entre as tarefas que podem ser eliminadas. Isso não é fácil, mas você pode usar um calendário para evitar perder tempo durante seus dias de trabalho.
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Listar as tarefas do dia
Para usar um calendário 2021 em formato Excel para planejar seus dias ou suas semanas, você deve ser capaz de avaliar as tarefas a serem realizadas. É necessário ter uma ideia clara das diferentes atividades a serem feitas por dia. Você pode listá-las para ter certeza de que tudo está incluído e que você não esqueceu de nada.
Fazer a triagem
Agora você precisa classificar as atividades destacando aquelas que são prioritárias. Você deve mencioná-las com uma cor atraente para notá-las entre as tarefas a serem feitas por dia. Quanto às tarefas menos prioritárias, elas podem ficar em segundo plano. Preste também atenção ao tempo que você dedica à realização das tarefas. Se você trabalha em equipe, distribua as tarefas de acordo com as habilidades de cada membro.
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Não se esqueça de deixar um pouco de margem no tempo de trabalho entre as tarefas. Isso evitará que você fique sob pressão o dia todo. Em seguida, agrupe as pequenas tarefas, aquelas que exigem pouco tempo para serem executadas.
Melhor planejar os compromissos
Você também deve avaliar os compromissos diários. Evite agendar várias reuniões consecutivas, isso o deixará exausto e o tornará menos produtivo nos dias seguintes. Além disso, para reduzir os deslocamentos de um local de reunião para outro, você pode organizar em um local específico. Existem, por exemplo, espaços de coworking disponíveis na maioria das cidades. Isso também permite economizar com deslocamentos, reduzir a fadiga que isso pode causar e receber seus contatos em um ambiente acolhedor e confortável.
Eliminar as distrações
As fontes de distração ou desatenção devem ser reduzidas ou eliminadas para que você seja muito mais eficaz ao seguir o planejamento do seu calendário. Você deve, é claro, levar em conta as horas de pausa para o almoço e descanso. No entanto, você deve se livrar de objetos perturbadores como telefones, tablets ou até mesmo a televisão. Quando esses elementos não ajudam a ser produtivo, é sensato desligá-los ou movê-los.
Fazer pausas
Para ser produtivo por dia, é preciso saber descansar quando necessário. Para isso, você deve primeiro definir horas de trabalho objetivas. A mente permanece concentrada em uma tarefa por 1h30 ou 2h. Além disso, a fadiga começa a se manifestar. Portanto, você deve aprender a fazer pausas entre as tarefas para recuperar as energias para as tarefas restantes. Isso o tornará muito mais produtivo e melhor organizado.